معرفی تکنیک‌های کاربردی مدیریت زمان لازمه پیشرفت

تکنیک‌های کاربردی مدیریت زمان

همه ما تجربه کم آوردن وقت را داریم. آرزوی هر انسانی است که بتواند با یک ساعت جادویی زمان را متوقف کرده و با خیال راحت، بدون هیچ عجله‌ای به انجام کارهایش بپردازد. در واقع هیچ کدام از ما شک نداریم که اگر زمان بیشتری داشتیم فرد موفق‌تری بودیم! اما آیا واقعا چنین است؟ در واقع با شناخت و به کارگیری تکنیک‌های کاربردی مدیریت زمان جواب این سوال برای ما روشن می‌شود. با یادگیری برنامه‌ریزی صحیح متوجه می‌شویم که نه تنها زمان کم نداریم بلکه فرصت پرداختن به بسیاری از تفریحات و سرگرمی‌هایمان را هم پیدا می‌کنیم.

هدف از مدیریت زمان چیست؟

ذهن و جسم انسان ظرفیت خاصی دارد و با تامین شرایط مناسب می‌توان از این ظرفیت بیشترین بهره را برد. برای ملموس کردن این مفهوم یک لیوان را در نظر بگیرید که می‌خواهید با آن آب بخورید تنها شرط استفاده از کل حجم لیوان، خالی بودن آن خواهد بود. ذهن نیز به همین شکل اگر از دغدغه‌های مختلف روزمره خالی باشد فضای بیشتری برای اختصاص دادن به کارهای مهم را خواهد داشت. استفاده از روش‌های مختلف برنامه ریزی و تکنیک‌های کاربردی مدیریت زمان به خلوت کردن ذهن و آرام شدن فکر کمک می‌کند. همچنین منابع موجود در بدن مانند اکسیژن و مواد مغذی برای انجام فعالیت‌ها محدودیت دارد و ما با سرعت مشخصی قادر به تامین انرژی لازم برای اعضای مختلف هستیم، لذا با برنامه‌ریزی تلاش می‌کنیم بین توانایی ذهن، بدن و منابع مورد نیاز و حجم کارهای روزانه تناسب برقرار کنیم تا از شرایط و امکانات موجود بهترین استفاده ممکن را ببریم.

اشتباهات رایج مدیریت زمان در بین افراد

  • از ساعات خواب و استراحت خود کم می‌کنند
  • یادآوری انجام امور را به ذهن می‌سپارند و از یادداشت استفاده نمی‌کنند
  • فهرست کاری طولانی با جزئیات زیاد می‌نویسند
  • از ابزارهای متعدد برنامه ریزی استفاده می‌کنند
  • به طور همزمان چند کار را انجام می‌دهند
  • برای مدت طولانی، بدون استراحت و ریکاوری کار می‌کنند
  • دچار وسواس کاری و کمال‌گرایی می‌شوند

تکنیک‌های کاربردی مدیریت زمان

استفاده از تکنیک‌های کاربردی مدیریت زمان

داشتن برنامه ریزی خوب است و به استفاده بهتر از زمان کمک می‌کند اما اگر در مدیریت آن اعتدال نداشته باشید بعد از مدتی خسته شده و رهایش می‌کنید. فردی که با دقت و سختگیری زیاد به انجام مو به مو کارهایش طبق جدول برنامه ریزی بپردازد از ماهیت انسانی خود خارج شده و به رباتی تبدیل می‌شود که تحت کنترل خودش قرار دارد! از آنجا که روحیه آزادی طلب انسان این موضوع را نمی‌پذیرد، به مرور قدرت کنترل فرد دچار استهلاک می‌شود و یا حتی در جایی ممکن است به یکباره دچار ۱۸۰ درجه تغییر رویه شود. مانند کسی که برای داشتن رژیم غذایی برنامه ریزی کرده و با دقت خیلی زیاد تک تک لقمه‌هایش را حساب شده می‌خورد، این فرد تا کی می‌تواند به این شیوه ادامه دهد؟ مطمئنا بعد از مدتی طاقت نیاورده و با خوردن حجم زیادی غذا همه رشته‌هایش را پنبه می‌کند.

یکی از تکنیک‌های کاربردی مدیریت زمان داشتن بخش‌های بدون برنامه‌ریزی است. مثلا برای روز تعطیل خود برنامه ریزی نداشته باشید اجازه دهید همان روز هرکاری که میلتان کشید انجام دهید. یا در طول روز برای چند ساعت مثلا بعد از شام تا موقع خواب برنامه ریزی نداشته باشید و خود را به جریان زندگی بسپارید. می‌توانید تایم ناهار در محل کار را حتی اگر زمان اضافه دارید بدون اینکه برایش فعالیت خاصی در نظر گرفته باشید بگذرانید. این کار باعث تامین حس آزادی‌خواهی می‌شود و فشار ناشی از کنترل امور را از انسان برمی‌دارد و در کل بازدهی و دوام بیشتر را به دنبال خواهد داشت. بنابراین نباید بیش از حد سخت‌گیر و دقیق باشید فقط تلاش کنید برای کارهای مهم و ضروری جدیت داشته باشید.

فقط کارهایی که زمان زیادی نیاز دارد را برنامه ریزی کنید

برنامه ریزی برای انجام کارهای چند دقیقه‌ای فقط وقت تلف کردن است! برخی افراد حتی مسواک زدن را هم در برنامه‌ریزی روزانه در نظر می‌گیرند. تصور کنید زمانی که صرف نوشتن همین یک کار، چک کردن برنامه برای اینکه ببیند قرار است در این ساعت مسواک بزند و بعد از انجام آن ثبت تاییدیه و تیک اتمام، کلی زمان از او خواهد گرفت درحالی که خیلی ساده می‌توانست فقط مسواک بزند. یک برنامه‌ریزی اصولی فقط کارهای مهم و طولانی را شامل می‌شود بنابراین اگر یک فعالیت، زمان زیادی از شما نمی‌گیرد نیاز نیست برایش برنامه بریزید فقط انجامش بدهید مگر این‌که کار مهمی باشد و اکنون زمان مناسبی برای انجام آن نباشد.

یکی از مهمترین تکنیک‌های کاربردی مدیریت زمان استفاده از یک لیست ساده و خلوت است کاری که به آرامش ذهن و افزایش تمرکز حواس کمک کند و هدف اصلی از برنامه ریزی هم همین است. اگر یک لیست طویل از تعداد زیادی از کارهای مهم و غیرمهم به صورت درهم و برهم درست کنیم، با نگاه کردن به آن و حجم زیادی از وظایف بیشتر دچار استرس و تشویش می‌شویم. استفاده کردن از تعداد زیاد نرم‌افزار برنامه‌ریزی و جدول و یادداشت هم همین نتیجه را دارد و ذهن را بیشتر آشفته می‌کند. بنابراین بدون شلوغ کردن دور و اطراف خود فقط از یک دفترچه یادداشت یا فقط از یک نرم‌افزار ساده برای نوشتن کارهای مهم روزانه استفاده کنید که بتوانید هر چند وقت نگاهی به آن انداخته و از وظایف خود آگاه شوید. استفاده از جدول برنامه ریزی کاغذی با طرحی خلوت که در محلی جلوی چشم نصب شود هم مفید است.

تکنیک‌های کاربردی مدیریت زمان

موازی کاری نکنید

انجام همزمان دو یا چند کار باعث کاهش ۲۰ تا ۴۰ درصدی کارآیی مغز می‌شود. بخصوص اگر از مدیریت زمان برای درس خواندن استفاده می‌کنید باید در مدت مطالعه صرفا درس بخوانید و از پرداختن همزمان به فعالیت‌های دیگر مانند گوش دادن موسیقی بپرهیزید زیرا بخش بزرگی از ظرفیت ذهنی شما هرچند به موسیقی گوش ندهید صرف شنیدن آن می‌شود و بازدهی لازم را نخواهید داشت. همچنین این تکنیک کاربردی مدیریت زمان را مد نظر داشته باشید که شروع یک فعالیت و اتمام آن بیشترین انرژی را نسبت به کل فرآیند استفاده می‌کند، بنابراین اگر وسط مطالعه یک درس آن را رها کرده و مثلا به چک کردن پیام‌های موبایل بپردازید و دوباره به مطالعه برگردید عملا کل مطالعه خود را بیهوده ساخته‌اید، زیرا زمانی که ذهن تلاش می‌کند مطالعه را تمام کرده و آنچه را آموخته نهادینه کند، شما آن را وادار به آنالیز اطلاعات پیام‌ها می‌کنید.

سخن پایانی

تلاش برای داشتن کارایی بیشتر و رسیدن به نتایج بهتر فقط با به کارگیری تکنیک‌های کاربردی مدیریت زمان به ثمر می‌نشیند. اگر زمان زیادتری داشته باشید اما ندانید چگونه از آن استفاده کنید شرایط شما تفاوتی نخواهد کرد. بنابراین با یادگیری چند اصل ساده اما کلیدی مدیریت زمان همچون واقع‌گرایی، استراحت کافی، داشتن آزادی متعادل، هدفمند بودن و برنامه‌ریزی صحیح می‌توانید به ارتقاء شرایط کنونی خود کمک کنید. ما در خانه آموزش تلاش می‌کنیم با ارائه مقالات مفید جهت افزایش آگاهی و مهارت‌های افراد جامعه، آن‌ها را برای کسب موفقیت‌های بزرگ آماده کنیم.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

این فیلد را پر کنید
این فیلد را پر کنید
لطفاً یک نشانی ایمیل معتبر بنویسید.
شما برای ادامه باید با شرایط موافقت کنید

فهرست