مدیریت زمان کارکنان؛ عامل موفقیت سازمان‌ها را خوب بشناسید!

زمان یکی از مسائلی است که از دیرباز مورد توجه انسان‌ها و افراد بزرگ بوده است. زمان و مدیریت آن گنج گرانبهایی است که نقشه آن درون ذهن و تحت کردار خود انسان است. امروزه موضوع مدیریت زمان کارکنان مهم‌ترین موضوع شرکت‌های بزرگ در حوزه‌های مختلف است. اینکه چگونه کارمند در زمان کاری خود بتواند همه کارهایی که به وی محول می‌شود را انجام دهد و بدون استرس و با تمرکز کافی در محل کار خود حاضر باشد، برای شرکت‌ها و سازمان‌ها بسیار مهم است. در این مقاله، خانه آموزش به معرفی مدیریت زمان و راهکارها و اهمیت آن می‌پردازد. با ما همراه باشید.

مدیریت زمان چیست و مدیریت زمان کارمندان چه تاثیری بر موفقیت سازمان دارد

همه ما دارای ضعف در زمینه مدیریت زمان چه در زندگی شخصی و چه در محیط کاری هستیم. مدیریت زمان موضوعی سخت‌ اما مهم و بااهمیت است و مهارتی است که بی شک همه افراد موفق در حوزه‌های مختلف در جهان دارا هستند. این مهم جز با تکرار و تمرین‌های مداوم تقویت نمی‌شود. اما به راستی مدیریت زمان چیست؟ هرگاه بتوانید زمان در دسترس خود را نظم ببخشید و بین فعالیت‌های خود به درستی تقسیم کنید شما موفق به مدیریت زمان خود شده‌اید. مدیریت زمان حتی در شرایطی که وقت کافی برای فعالیت‌های خود ندارید می‌تواند راه‌گشا باشد. مدیریت زمان به طور کلی مزایایی دارد:

• بهره‌ وری و کارایی بیشتر
• استرس کمتر
• استفاده از فرصت‌هایی برای پیشرفت
• رسیدن به اهداف کوتاه مدت و بلند مدت خود

تاثیر مدیریت زمان بر کارکنان در شرکت‌ها

یکی از مهم‌ترین عوامل موفقیت یک شرکت یا سازمان بحث مدیریت زمان کارکنان آن است. موضوعی که نقش حیاتی در موفقیت سازمان دارد و شرکت‌های بزرگ در این زمینه سرمایه‌گذاری‌هایی می‌کنند و به آن بسیار اهمیت می‌دهند. چرا که با مدیریت زمان می‌توان از زمان‌های بیهوده و مرده خود در طول روز استفاده کرد و تمام کارهای روزمره خود را بدون استرس و با کارایی بالا انجام داد. در مورد اهمیت مدیریت زمان چارلز داروین می‌گوید: آنکه جرات دارد یک ساعت از وققتش را هدر دهد؛ هنوز ارزش زندگی را درک نکرده است!

 اهمیت مدیریت زمان در شرکت‌های بزرگ

 کارهایی که یک مدیر شرکت بزرگ مثل Microsoft  در طول روز انجام می‌دهد، به مراتب چند برابر کار یک مدیر شرکت معمولی است. اما مگر آن مدیر در طول روز از ۲۴ ساعت زمان بیشتری در اختیار دارد! زمان در دسترس هر دو مدیر یکسان است پس چگونه چنین موفقیتی ممکن است؟ پاسخ این سوال به طور قطع مدیریت زمان است! موضوعی که آن مدیر بزرگ شناخت عمیقی نسبت به آن دارد و با گوشت وی عجین شده است. اما یک مدیر معمولی که ممکن است نتواند زمان خود را آنگونه که باید مدیریت کند و همیشه با حجم زیادی از کار مواجه ‌شود و در محیط کار از آرامش لازم و کافی برخوردار نباشد، تصمیمات وی تصمیمات درستی نخواهد بود و هیچوقت تمرکز لازم برای کار وجود نخواهد داشت.

شرکت‌ها و سازمان‌های موفق چگونه به مدیریت زمان کارکنان می‌پردازند

زمان یکی از سرمایه‌های گرانبهای مدیران شرکت‌های موفق است. سرمایه‌ای که پس‌انداز و سرمایه‌گذاری آن کمی با سرمایه‌گذاری‌ها و پس‌اندازهای معمولی متفاوت است! مگر همه افراد موجود در جهان زمان یکسانی در طول شبانه روز در اختیار ندارند؟ پس چگونه است که بسیاری از کمبود وقت و کارهای زیاد انجام نشده سخن می‌گویند؟ اینگونه افراد توانایی مدیریت زمان خود را ندارند!

راهکارهای مدیریت زمان کارکنان

موضوعی که در صدر عوامل موفقیت افراد بزرگ است! با مدیریت زمان کارکنان در محل کار، علاوه بر انجام کارهای شرکت در زمان بسیار کم، زمانی برای استراحت کوتاه و انجام کارهای شخصی کارمندان به وجود می‌آید که این کار بسیار به پیشرفت شرکت و سازمان‌ها کمک می‌کند. شرکت گوگل کارمندان خود را موظف می‌کند بخشی از زمان کاری خود را به انجام پروژه‌های شخصی بپردازند که این موضوع باعث شده است بسیاری از ابتکارات این شرکت در همین زمان‌ها رقم بخورد!

 همانطور که دیده‌اید شرکت‌های بزرگ و موفق برنامه ریزی دقیقی برای زمان‌های خود دارند و مدیریت زمان برای کارکنان از اهمیت ویژه‌ای برای آنان برخوردار است و از اندک زمان‌هایی بهره‌وری‌های بسیار زیادی می‌کنند. اما با استفاده از چه راهکارهایی می‌توان به مدیریت زمان کارکنان و کارمندان پرداخت؟

• استفاده از لیست برای انجام کارها: نگه داشتن تمام کارهایی که باید در طول روز انجام دهید کاری بسیار دشوار و غیرممکن است! بنابراین باید لیست‌هایی برای یادداشت آن‌ها تهیه کنید. در این لیست‌ها اطلاعاتی مانند: برنامه ریزی شخصی، کارهایی که باید انجام دهید، قرارهای کاری و تماس‌های کاری ضروری باید نوشته شود.
• کاغذهای یادآوری را فراموش نکنید: با استفاده از این کاغذها کار هر روزتان مشخص می‌شود و از فراموشی کارهای ضروری و مهم نیز جلوگیری می‌شود. برای این تکنیک نرم افزارهایی وجود دارد که بسیار جذاب هستند. انتخاب روش به عهده شماست و فرق چندانی نمی‌کند.
• فرار از جلسات بیهوده و وقت‌گیر: در جلسات کاری معمولا کارهایی مطرح می‌شود که همه می‌دانند و از اهمیت آن‌ها مطلع اند. اگر شما به عنوان مدير اين جلسات هستيد بايد سعي كنيد حرف‌ها و وظايفي كه بايد به عهده كارمندان بگذاريد بدون تلف كردن وقت بگوييد و از حرف‌هاي تكراري پرهیز کنید. اگر هم دعوت شده اید به یک جلسه، به دنبال راه فرار باشید!
• بلوکه کردن زمان: با این کار کارهای ناگهانی برنامه شما را تحت تاثیر قرار نمی‌دهد و برای چند ساعت آینده خود برنامه خواهید داشت و هیچوقت کارهایتان به تعویق نمی‌افتد.
• استفاده از اوقات فراغت: امروزه بسیاری از کارها را به صورت پورتابل می‌توان انجام داد. همیشه از اوقات بیکاری حتی زمان‌های بسیار کم استفاده کنید. همین ۱۰ دقیقه‌ها در کنار هم کلی مهارت و دانش به شما می‌افزاید و اهمیت فراوانی دارد.

در پایان

همانطور که گفته شد مدیریت زمان کارکنان و کارمندان بسیار حائز اهمیت است و راز بسیاری از شرکت‌ها و افراد موفق است به همین دلیل خانه آموزش این بار با این مقاله سعی کرد یکی دیگر از رازهای موفقیت را به شما بیاموزد. با تکنیک‌ها و روش‌هایی که گفته شد به راحتی می‌توانید بحث مدیریت زمان را فرا بگیرید و با تمرین مهارت خود را تقویت کنید تا بدون استرس و کمبود وقت به انجام همه کارهای خود، چه در زندگی و چه در محل کار برسید. همچنین با بانوان پیشنهاد می‌شود برای افزایش کارایی مقاله ۵ راهکار افزایش اعتماد به نفس را مطالعه نمایند.