آشنایی با تکنیک‌های کاربردی برای مدیریت زمان در محیط کار

مدیریت زمان در محیط کار

انسان­‌ها با رسیدن به سنین بزرگسالی و وارد شدن به جامعه بخشی از مسئولیت­‌های اجتماعی را تحت عنوان شغل بر عهده می­‌گیرند. بسیاری از والدین از دوران نوجوانی با دوراندیشی و دادن مشاوره، فرزندان خود را برای داشتن یک شغل خوب در آینده آماده می­‌کنند. آن‌ها وقتی وارد یک حرفه می­‌شوند باید توانایی انجام وظیفه در بازه زمانی مناسب را داشته باشند. این توانایی می‌­تواند شامل هوش و استعداد ذهنی یا مهارت و توانایی فیزیکی باشد. در هر صورت مدیریت زمان در محیط کار و تحویل به موقع وظایف اهمیت به‌سزایی در حفظ شغل و سرپا نگه داشتن یک کسب و کار دارد.

کاهش فشار ناشی از کار با برنامه ریزی

حجم کار در مشاغل در بازه­‌های زمانی مختلف فرق می­‌کند. برخی مواقع پیک کار و گاهی نیز زمان بیکاری و استراحت است. معمولا افرادی که به اندازه کافی در شغل خود تجربه دارند، نسبت به زمان افزایش و کاهش فشار کاری شناخت پیدا کرده‌­اند. در هر دو حالت افراد برای کاهش فشار کار در زمان­‌های پیک و استفاده از انرژی مازاد در زمان بیکاری نیاز به برنامه ریزی دقیق دارند تا بتوانند به موقع کار مورد نظر را تحویل بدهند. توصیه می­‌شود مدیریت زمان در محیط کار به صورت گروهی انجام شود به این ترتیب که حجم مشخصی از وظایف بین کل مجموعه در بازه زمانی مشخصی تقسیم بندی شده و مسئولیت انجام به موقع آن به عهده همه افراد باشد. این نوع برنامه ریزی باعث می­‌شود همکاری مضاعف بین پرسنل ایجاد شود و برای رسیدن به هدف مشترک به یکدیگر کمک ­کنند.

استرس کاری و عوارض آن

چگونگی مدیریت زمان در محیط کار

برخی افراد ممکن است در یک سازمان یا کارگاه استخدام باشند و یا اینکه خودشان کارفرما بوده و افرادی برای آن‌ها کار کنند. بسیاری نیز ممکن است به صورت شخصی و تک نفره در حال اشتغال باشند. برای همه‌ی این افراد زمان اهمیت ویژه‌ای دارد؛ چراکه کارمندان باید گزارش کار بدهند، کارفرما آخر ماه باید خروجی را بسنجد و به تولید کافی برسد تا بتواند هزینه­‌های مربوط به حقوق پرسنل و ادامه کار مجموعه را تامین کند، به‌علاوه خودش نیز باید به درآمد مورد نظرش دست یابد.

افراد خود اشتغال نیز بر اساس زمانی که صرف می­‌کنند یا سفارش کاری که از مشتری دریافت می­‌کنند ملزم به انجام به موقع وظایفشان هستند. در همه این موارد احتمال اینکه استرس و تنش ناشی از کمبود وقت و حجم بالای کار به فرد وارد شود زیاد است. استرس علاوه بر اینکه اثرات منفی بر سلامتی جسمی و روانی انسان می­‌گذارد، می‌­­تواند فرد را از شغل مورد علاقه­‌اش دلزده و ناامید کند؛ بنابراین برنامه ریزی و مدیریت زمان در محیط کار از ضروریات زندگی هر فرد شاغل می­‌باشد.

مواقعی که حجم کار مشخص و قابل پیش بینی است به راحتی می­‌توان از قبل آن را آنالیز و طبق برآورد زمانی مورد انتظار برنامه ریزی کرد و در انتها تحویل داد. اما بهتر است برای موارد غیر منتظره نیز آماده بود و از قبل با دوستان و همکاران برای این مواقع توافق کرد؛ به این صورت که هرگاه مقدار سفارشات از ظرفیت توانایی­‌های فرد بیشتر بود، بخشی از کار را به همکار یا حتی رقیب خود بسپارید و آن‌ها را در سود خود سهیم کنید. این کار هم باعث حفظ آرامش درونی مجموعه شما شده و هم به بهبود ارتباطات‌ با دیگر فعالان حوزه کاری­تان کمک می‌کند. چه بسا مواقعی نیز پیش آید که سفارشات آن‌ها زیاد بوده و شما وقت و انرژی آزاد برای همکاری با آن‌ها را داشته باشید.

فواید مدیریت زمان در محیط کار

اولین فایده برنامه ریزی و مدیریت زمان خوش قولی است که باعث جلب رضایت مشتری یا کارفرما و مهم‌تر از همه خود فرد شاغل می­‌شود. وقتی کارها طبق برنامه پیش می­‌رود احساس اعتماد به نفس و آرامش در انسان ایجاد می­‌گردد. اعتماد به نفس باعث افزایش کارایی و بازدهی شده و پیشرفت مجموعه را به دنبال دارد. علاوه بر آن آرامش و رضایت خاطر در افراد زمینه بروز خلاقیت و شکل­‌گیری ایده­‌های جدید و چه بسا تاثیر گذار را فراهم می­‌کند.

از طرفی برنامه ریزی دقیق و مدیریت زمان در محیط کار می­‌تواند زمان­‌هایی آزاد برای افراد ایجاد کند. در این زمان­‌های خالی می‌­توان برنامه‌های کوتاه و شاد برای تلطیف فضای کاری ترتیب داد. همچنین از وقت آزاد می­‌توان برای آموزش و رشد دانش و تخصص افراد استفاده کرد که در نهایت هم به افزایش بازدهی و عملکرد کل سازمان کمک می­‌کند و هم افراد را به شغل و محل کارشان دلگرم نگه می­‌دارد.

نحوه مدیریت زمان در محیط کار

برآورد بازدهی مورد انتظار دوره

بازدهی عاملی است که میزان موفقیت یک مجموعه را تعیین می­‌کند. هرچه تولید نسبت به مصرف بیشتر بوده و سود خالص به شرایط ایده‌­آل نزدیک­‌تر باشد موفقیت بیشتری به دست آمده است. لذا برای رسیدن به سطح بالایی از موفقیت ابتدا باید بازدهی مورد انتظار در هر بازه زمانی مشخص شود تا بتوان بر اساس آن برنامه ریزی کرد. برنامه ریزی شامل مدیریت زمان در محل کار و برآورد مقدار مواد و انرژی اولیه لازم می­‌باشد. معمولا برنامه­ ریزی روزانه و هفتگی برای دستیابی به اهداف کوتاه مدت مناسب بوده و از فواصل سالانه برای برنامه‌های بلند مدت استفاده می­‌گردد. چشم انداز یک مجموعه نیز هدف درنظر گرفته شده طی مدت ده سال و بیشتر را نمایان می­‌کند.

همگن سازی انرژی و زمان در محل کار

در ابتدای شروع فعالیت امکانات و منابع موجود را مشخص کنید. امکانات شامل زمان و تکنولوژی است و منابع به دو دسته مادی و انسانی تقسیم می­شوند؛ با در اختیار داشتن نیروی انسانی بیشتر می‌­توان از شیفت‌­های کاری بیشتری استفاده کرد. همچنین منابع مادی مانند مواد اولیه، انرژی برق و … برای مقدار مشخصی از تولید کفایت می‌­کنند. در یک برنامه ریزی اصولی همه این عوامل در نظر گرفته می­‌شوند.

به عبارتی هنگام برآورد انتظارات پایان دوره، حتما به آنچه در اختیار دارید توجه کرده و بر اساس آن هدف تعیین کنید. با ایجاد هماهنگی بین مقدار منابع اولیه ضروری، تعداد افراد، تکنولوژی و صنعتی که به فرآیند سرعت می‌­بخشد می‌­توان یک جریان یکنواخت و منظم در مجموعه ایجاد کرد که به سطح معقولی از بازدهی منتهی شود. لازم به ذکر است همواره احتمال پیش آمدن شرایط فوق العاده وجود دارد، پس بهتر است تا ۱۰ درصد بالاتر و پایین­‌تر از هدف برآورد شده به عنوان بازه مورد انتظار تعیین شود.

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *