داشتن ابزار های مدیریت زمان خوب، برای موفقیت شما ضروری است. همانطور که میدانید، زمان با ارزش ترین چیزی است که در اختیار داریم. و استفاده از این دارایی با ارزش با تلف نمودن آن نباید اشتباه گرفته شود. شما با استفاده از یک برنامه ریزی موثر و یک لیست کامل می‌توانید به هر هدفی دست یابید. تا ذهن خود را به آن معطوف کنید. اما آیا ابزار های مدیریت زمان را می شناسید؟ در این مطلب، ابزار های مدیریت زمان استاندارد جمع آوری شده است؛ که شما باید برای حداکثر بهره وری و سازمان دهی شخصی خود، به آنان عمل کنید.
ابزار های مدیریت زمان چه می کنند؟
احساس شکست و یا نداشتن زمان برای انجام وظایف روزمره، یک واقعیت مشترک است. اغلب اوقات این به این دلیل است که بسیاری از مردم در مدیریت و بهینه سازی زمان در دسترس خود مشکل دارند. دانستن این که چگونه مدیریت زمان را به خوبی مدیریت کنید؛ مستقیما به افزایش بهره وری کمک می‌کند. و به نوبه خود، نتایج را بهبود می بخشد.
۱. از یک فهرست پلنر استفاده کرده، و یک فهرست اصلی را ایجاد کنید.
اولین مورد در ابزار های مدیریت زمان که به آن نیاز دارید؛ برنامه‌ریز زمانی است. که شامل تمام چیز هایی است که برای برنامه ریزی و سازماندهی زندگی خود به آن، نیاز دارید. بهترین برنامه ریزان، چه loose leaf binders و چه نسخه‌های الکترونیکی آن ها، شما را قادر به برنامه ریزی برای یک سال، یک ماه، یک هفته، و یا برای هر روز می کنند.
یک برنامه ریز زمانی خوب از ابزار های مدیریت زمان، شامل یک فهرست اصلی است؛ که در آن شما می‌توانید هر کار، هدف و یا اقدام لازم را به هنگام انجام آن به ثبت برسانید. سپس این لیست اصلی به هسته سیستم برنامه ریز زمان شما تبدیل می شود. از این فهرست اصلی، می توانید کارهای فردی را به ماه های مختلف، هفته ها، و روز‌ها اختصاص دهید.
2. استفاده از یک لیست برای انجام امور روزانه
هر امر اجرایی موثر از یک لیست برجسته ی روزانه استفاده می‌کند. این قوی ترین مورد در ابزار های مدیریت زمان است؛ که تا به حال برای به حداکثر رساندن بهره وری، و یکی از بهترین روش ها برای کمک به رسیدن به اهداف هوشمند تان کشف شده است. زمانی که فهرست روزمره خود را ایجاد می‌کنید، هر کاری را که قصد دارید در طول روز کامل انجام دهید، یادداشت کنید.
قاعده اصلی این است که در اولین روزی که از یک لیست استفاده می‌کنید، میزان کارایی خود را ۲۵ درصد افزایش خواهید داد. این به این معنی است که شما دو ساعت وقت اضافی در یک روز هشت ساعته، برای انجام عمل درست کردن یک لیست، از کارهایی که باید قبل از شروع کار انجام دهید؛ خواهید داشت. شما می‌توانید با یک لیست سریع‌تر از هر مورد دیگر در ابزار های مدیریت زمان، نظم را از دل هرج و مرج بیرون بکشید.
3. سازماندهی توسط اولویت بندی امور با ابزار های مدیریت زمان
زمانی که یک لیست اصلی برای فعالیت های روزانه‌ی خود دارید؛ گام بعدی این است که این لیست را به ترتیب اولویت سازماندهی کنید. زمانی که لیست سازمان دهی می‌شود؛ به یک نقشه تبدیل می شود. تا شما را از صبح تا شب با موثر ترین و کارآمد ترین روش ها هدایت کند. این راهنما به شما می‌گوید که چه کاری باید انجام دهید؛ و چه چیزی از دیگری مهم‌تر و حساس تر است. در نتیجه به زودی عادت استفاده از لیست خود را به عنوان یک برنامه کلی در ابزار های مدیریت زمان برای یک روز، پیدا خواهید کرد.
به یاد داشته باشید که قانون ۸۰ / ۲۰ که به عنوان اصل پارتو نیز شناخته می‌شود؛ می‌گوید که ۸۰ درصد از نتایج شما از ۲۰ % تلاش هایتان حاصل خواهند شد. بنابراین، کلید به حداکثر رساندن بهره وری ، اولویت بندی وظایفی است که به اکثریت منافع تان کمک می کنند.
۴. ابزار های مدیریت زمان و سیستم ها
انواع دستیاران دیجیتالی شخصی (PDA ها) و سیستم‌های برنامه ریز زمان قابل استفاده در کامپیوتر ها، امروزه بسیار عالی هستند. مهم نیست که شما چه کار می‌کنید. در هر زمینه‌ای، سیستم های مربوط به ابزار های مدیریت زمان دیجیتال وجود دارند؛ که می‌توانید بر روی کامپیوتر شخصی خود نصب کنید. و به سازمان دهی تمام قسمت های زندگی خود بپردازید.
5. انجام سازماندهی زمان در دسترس را فراموش نکنید.
توانایی سازماندهی زمان در دسترس، یک مهارت به عنوان ابزار های مدیریت زمان ارزشمندتان است. یک روش ساده برای سازماندهی زمان و برنامه ریزی برای حداکثر دو سال وجود دارد. این برنامه ۴۵ فایل دارد؛ که به شما اجازه می‌دهد فعالیت‌ها و تماس ها را برای بیست و چهار ماه آینده، برنامه ریزی و سازماندهی کنید.
این بدین صورت کار می کند که، اول، شما یک جعبه چهل و پنج فایلی با چهارده فایل معلق دارید. این چهل و پنج پرونده به شرح زیر تقسیم می‌شود: سی و یک پرونده برای یک ماه 31 روزه بکار برده می شود. دوازده پرونده برای ماه های ژانویه تا دسامبر وجود دارد ( از 11 دی ماه سال جاری تا 10 دی ماه سال آینده هجری شمسی). دو پرونده آخر برای دو سال آینده بکار برده می شود. این یک سیستم فوق العاده است؛ که می‌توانید از فایل های معلق آن در کشوی میز خود استفاده کنید.
برای یک برنامه ریزی با استفاده از این مورد در ابزار های مدیریت زمان، از هر قالبی که با آن راحت‌تر هستید، برنامه‌ریزی کنید (برای مثال فرم دیجیتالی یا کاغذی). و زمان لازم برای یادگیری نحوه استفاده از آن را هزینه گذاری کنید. در نهایت خواهید دید، که بازدهی در زمان ذخیره شده و افزایش بهره وری بسیار زیاد خواهد بود.
جمع بندی نهایی
همانطور که می بینید، فقدان زمان کافی اغلب با بهم ریختگی اشتباه گرفته می شود. حالا که برخی از ابزار های مدیریت زمان مهم را می‌شناسید، چطور می خواهید آن ها را به عمل درآورید؟ سازماندهی کنید و بهره وری خود را بهبود ببخشید!؟ و اگر شما خودتان را یک فرد سازمان یافته در نظر بگیرید، می توانید به روش های موثرتر دیگری هم برای مدیریت زمان خود استفاده کنید.
منبع:
بدون دیدگاه