تکنیک‌های مدیریت زمان در سخنرانی چیست

اگر اولین بار است که می‌خواهید برای جمعی سخنرانی کنید، ممکن است مهم‌ترین مشکل را استرس و اضطراب بدانید. اما اگر از دیگر سخنرانان که تجربه ارائه‌های متعدد را داشته‌اند بپرسید، مهم‌ترین مشکل را مدیریت مناسب زمان خواهند دانست. مدیریت زمان در سخنرانی از جمله موارد کلیدی و بسیار بااهمیت برای داشتن ارائه‌ای مناسب و حرفه‌ای است. حتما تاکنون تجربه حضور در ارائه‌ای را داشته‌اید که به جای ۲ ساعت، ۲ ساعت و ۳۰ دقیقه به طول انجامیده‌است. با اینکه ۳۰ دقیقه در بسیاری از موارد می‌تواند قابل چشم‌پوشی باشد، اما عدم تسلط و مهارت سخنران را نشان می‌دهد و باعث ناراحتی شنوندگان و حضار می‌شود. با ما در خانه آموزش همراه شوید تا بیشتر درباره مهارت مدیریت زمان به هنگام سخنرانی بدانید.

تعریف دقیق مدیریت زمان چیست

مدیریت زمان یا time management به معنای نظم‌دهی به فعالیت‌ها و کارهای روزانه و داشتن برنامه‌ریزی مناسب برای رسیدن به بهترین نتیجه است. برخی می‌پندارند مدیریت زمان می‌تواند زمان و تایم بیشتری برای شما فراهم کند؛ در حالی که همه ما تنها ۲۴ ساعت در روز در اختیار داریم. هدف از مدیریت زمان، استفاده به هوشمندانه‌ترین شکل ممکن از زمانی است که در اختیار داریم. مدیریت زمان مهارتی است که آن را با شناخت بیشتر از خود و همچنین به کار بردن تکنیک‌های مختلف می‌توانید بدست آورید. اما در این مقاله می‌خواهیم درباره هدف مدیریت زمان در سخنرانی‌ها صحبت کنیم.

اهمیت مدیریت زمان در سخنرانی چیست

حتما تاکنون تجربه شرکت در سمینارها و سخنرانی‌هایی را داشته‌اید که بیش از زمان مقرر طول کشیده‌اند. سخنرانی‌هایی که بدون برنامه‌ی زمانی مشخصی پیش می‌روند، می‌توانند باعث ناراحتی و آزرده خاطر شدن حضار شوند. هر شخص برای ادامه فعالیت‌های روزانه خود برنامه مشخصی دارد؛ به همین علت عمل نکردن به برنامه‌های از پیش اعلام شده در سخنرانی، می‌تواند باعث بروز به هم ریختگی و بی نظمی در برنامه‌ی روزانه بسیاری از حضار و شرکت‌کنندگان شود. از این‌رو، مدیریت زمان در سخنرانی از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است.

هدف از مدیریت زمان در سخنرانی

مدیریت زمان به هنگام سخنرانی از جمله مهارت‌های ارائه است که برای هر سخنرانی واجب است. ممکن است فردی در انتهای زمان سخنرانی متوجه شود که تمام مطالب موردنظر خود را بیان نکرده و یا ممکن است مطالبِ آماده شده را سریع‌تر از زمان معین شده به اتمام رساند و در زمان باقی مانده حرفی برای گفتن نداشته باشد. هدف از مدیریت زمان، تقسیم‌بندی مناسب زمان جهت ارائه مطالب از پیش آماده شده است. البته که این مهارت باید با  بارها تکرار و تمرین بدست آید؛ اما بهتر است از اهمیت مدیریت زمان در سخنرانی غافل نشوید. در ادامه به معرفی تکنیک‌هایی برای دستیابی به این مهارت می‌پردازیم.

برای مدیریت مناسب زمان به هنگام سخنرانی چه کنیم

همانطور که گفتیم، مدیریت زمان در ارائه از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. یک سخنران ماهر و معتبر، برای وقت شنوندگان خود ارزش قائل است و همواره سعی در مدیریت زمان سمینار به بهترین وجه ممکن دارد. اما اگر در ابتدای این راه هستید، ممکن است گمان کنید که مدیریت زمان به هنگام سخنرانی و با تحمل فشار و استرس صحبت در جمع، کاری غیر ممکن است. اما بهتر است بدانید با استفاده از تکنیک‌های مناسب و تمرین، می‌توانید به راحتی زمان خود را به هنگام صحبت مدیریت کنید. از جمله تکنیک‌های موثر برای مدیریت زمان در سخنرانی می‌توان به موارد زیر اشاره داشت:

۱٫از تایمر استفاده کنید

استفاده از تایمر یکی از ساده‌ترین و بهترین راه‌های مدیریت زمان در سخنرانی است. با داشتن تایمر، می‌توانید به راحتی زمانی که به بخش‌های مختلف ارائه اختصاص داده‌اید را بسنجید. استفاده از ساعت نیز می‌تواند تاثیر و کاربردی مشابه برای شما داشته باشد. اما این نکته را به خاطر داشته باشید که قرار دادن تایمر جلوی دید شنوندگان، می‌تواند باعث عدم اعتماد آن‌ها به شما شود؛ این کار بی تجربگی و عدم تسلط شما به موضوع را به مخاطبان نشان می‌دهد. به همین علت، بهتر است تایمر را در جایی قرار دهید که دور از دید شرکت‌کنندگان باشد. استفاده از ساعت مچی نیز راه‌حلی مناسب است؛ اما دقت کنید که نگاه کردن مداوم به ساعت مچی نیز می‌تواند اثری منفی داشته باشد.

۲٫ از پاورپوینت غافل نشوید

از کاربردی‌ترین و مهم‌ترین ابزارهای سخنرانی، پاورپوینت است. ساخت پاورپوینت علاوه بر جلب نظر مخاطبان، با جذاب کردن سخنرانی و نشان دادن مهارت شما می‌تواند به تسریع در روند سخنرانی نیز کمک کند. همچنین با داشتن پاورپوینتی مناسب، می‌توانید مطمئن باشید که مطلبی را فراموش نخواهید کرد و دقیقا طبق برنامه پیش خواهید رفت. اما بهتر است این نکته را نیز به یاد داشته باشید که توجه بیش از حد سخنران به مطالب پاورپوینت، ناپختگی و عدم تسلط را به مخاطبان القا خواهد کرد.

۳٫اتفاقات پیش‌بینی نشده را در نظر داشته باشید

در هر سخنرانی و ارائه، رخ دادن اتفاقات مختلف می‌تواند زمان را از دست شما خارج کند. بروز مشکل در فناوری و ابزارهای مکان سخنرانی، سوالات بیش از حد مخاطبان، عدم هماهنگی همکاران و دیگر اعضای ارائه و… از جمله مشکلاتی هستند که می‌توانند کنترل زمان را برای شما مشکل کنند. بهتر است پیش از سخنرانی، به تمام مشکلات ممکن فکر کنید و برای هرکدام راه‌حلی مناسب در ذهن داشته باشید. گاهی ممکن است مجبور شوید از گفتن چندی از مطالب پرهیز کنید تا بتوانید ارائه را در زمان معین به پایان رسانید. به همین علت، بهتر است مطالب را اولویت بندی کنید و اشاره به نکات مهم‌تر را در زمان‌های ابتدایی سخنرانی انجام دهید. با این روش‌ حتی اگر به هر دلیلی با کمبود وقت مواجه شوید، مطمئن خواهید بود که تمام مطالب مهم را بیان کرده‌اید.

کلام پایانی

همانطور که گفتیم، مدیریت زمان در سخنرانی از جمله مهم‌ترین و باارزش‌ترین‌ مهارت‌ها برای داشتن ارائه‌ای موثر و حرفه‌ای است. اگر تجربه زیادی در رابطه با سخنرانی ندارید، می‌توانید با استفاده از ابزارهای گوناگون مانند پاورپوینت، تایمر و همچنین تمرین بسیار خیال خود را از بابت این موضوع راحت کنید. همواره به خاطر داشته باشید که آماده سازی مطالب پیش از سخنرانی و داشتن برنامه‌ریزی مناسب، از کلیدی‌ترین راه‌های ارائه‌ای جذاب است. خانه آموزش در نظر دارد با آموزش مهارت‌هایی مانند مدیریت زمان، به موفقیت هرچه بیشتر شما کمک کند.