مذاکره را می توان به عنوان فرآیندی ارتباطی نامید؛ که در آن طرفین قصد ارسال یک پیام و تاثیر گذاری بر یکدیگر را دارند. بنابراین، در ماهیت مذاکره، توانایی تاثیر گذاری بر تصمیم فرد دیگری نهفتهاست. برخی فرض می‌کنند که به دلیل تهدیدات فیزیکی، توانایی ایجاد چنین تهدیداتی، در اصل و بنیاد ماهیت مذاکره است. با این حال، ایجاد تهدید می‌تواند راه پر هزینه و خطرناکی برای اعمال نفوذ باشد. چهار مرحله یا مراحل اصلی در فرآیند مذاکره وجود دارد.

به عنوان یک متخصص حرفه‌ای باید بدانید که چگونگی انجام مذاکره تا چه حد اهمیت دارد. در واقع مهارتهای مذاکره دو طرفه برای به جلو راندن ایده‌ ها از طریق تامین منابع، و موافقت با شرایط قرارداد، بسیار مهم هستند. بنابراین، مذاکرات موفقیتآمیز باید کارایی ایجاد کنند؛ به توافقی عاقلانه برسد، و روابط خوب، یا بهبود روابط بین طرفین را حفظ کند. اگر قرار بود بنشینیم و فعالیتهای زیادی را که در آن شرکت می‌کنیم، تجزیه و تحلیل کنیم، شاهد الگوهای خاصی خواهیم بود.

افراد عملا بدون اینکه حتی متوجه باشند؛ از مذاکرات به عنوان راهی برای حل اختلافات عمل می‌کنند. با این حال، رویکرد ما به عنوان افراد مختلف در یک جامعه با توجه به پرورش، فرهنگ، تحصیلات و تجربه زندگی متفاوت است. عوامل متعددی وجود دارند که بر توسعه روابطمان به عنوان افراد مختلف، تاثیر می‌گذارند. موفقیت یا عدم موفقیت ما مانند روند زندگی‌مان فرق می‌کنند. مراحل مختلفی در فرآیند مذاکره وجود دارد. با تجسم روند، و آنچه که هر مرحله مستلزم آن است درک بیشتری به دست می آوریم؛ و در مذاکره در مسیر زندگی حرفه‌ای و شخصی مهارت بیشتری کسب خواهیم نمود.

negotiation-839x450.jpg

مذاکره

شناخت مرحله قبل از انجام مذاکره

اولین مرحله در ماهیت این موضوع آماده‌سازی است. در اصل این موقعیت درست زمانی است؛ که تمام اسناد، حقایق، داده‌ها و اطلاعات لازم برای گفتگو با دیگران برای رسیدن به توافق را بدست می‌آورید. به عنوان مثال، یک مدیر پروژه هنگام مذاکره با طرف مقابل، باید تعداد فازهای پروژه، تفکیک نتایج، نقاط عطف، مقیاس‌های زمانی، الزامات منابع و انتظارات را جمع‌آوری کند. در طول این آمادهسازی، جستجو به دنبال توافقنامه های بردبرد که بر منافع مشترک تمرکز دارند، کمک کننده خواهد بود. این امر، درهای جدیدی را برای یافتن راه‌حلها و گزینههایی که طرفدار همه موارد هستند، باز می‌کند.

در صورتی که توافق حاصل نشود، باید قبل از ورود به چانه زنی های ممکن، یک مورد موضع پشتیبان مشخص را آماده کنید. در مورد هر کاری که صورت می دهیم، اگر قرار باشد که فعالیتی را به درستی انجام دهیم؛ نیازمند درجه خاصی از آماده‌ سازی خواهیم بود. بدون شک، موقعیت‌ های بسیاری وجود دارد که ما خود را به خاطر عدم آمادگی برای آماده شدن سرزنش می‌کنیم؛ در حالی که همه چیز به همان خوبی که فکر می‌کردیم باقی می ماند.

مرحله مفهوم سازی در انجام مذاکره

مرحله دوم تبادل اطلاعات و افشای جزئیات لازم با طرف مقابل است. این مسئله با اطمینان از اینکه اطلاعات مربوطه در دسترس همه و ملاحظات مناسب قبل از جلسه انجام می‌شود؛ سرخوردگی آتی را کاهش می‌دهد. در یک پروژه، این اطلاعات ممکن است شامل ملاحظات فرهنگی و زیستمحیطی، استانداردهای شرکت، قوانین و سیاست‌های مربوطه باشد.

در این مرحله ی مهم، اهداف و مقاصد طرفین مذاکره کننده از طریق جستجو و با ایجاد مقداری سازگاری تعریف خواهد شد. ما شروع به بررسی گزینه‌های خلاقانه و بحث درباره امتیازات می‌کنیم. و در همین رابطه پیشنهاد هایی را، تا زمانی که یک روش برای توافق آزمایشی حاصل شود، ارائه خواهیم نمود. این فاز جایی است؛ که ما پایه و اساس توافق را با چارچوب سازی مسائل توسعه می‌دهیم، بدون اینکه در جزئیات بسیار ناچیز فرورفته باشیم.

Image-4.png

انجام مذاکره

مرحله تنظیم نمودن جزئیات در گفتگو

تنظیم کردن جزئیات مرحله سوم مذاکره است. در این مرحله که اغلب تعامل بین طرفین رخ می‌دهد؛ و افراد طیف وسیعی از شیوه‌ های مذاکره و تاکتیکهای مختلف را برای ایجاد موضوعات خود را نمایش می‌دهند. در طی چانه‌زنی بر سر این موضوع است؛ که ریسک مذاکرات ناموفق و با افزایش پتانسیل برای خشم و سرخوردگی در برابر گفتگوهای تنش آمیز است.

در ابتدا برای شکل گیری توافقی با نتیجه موفقیت آمیز، بر منافع و اهداف مشترک بابت روشن شدن هر گونه فرضیات، تمرکز کنید. شما هم چنین باید محرک خودتان را تایید کنید. در واقع چیزهایی که دیگران می‌توانند بگویند یا انجام دهند که باعث می‌شود شما به شیوه‌ای خصمانه یا متکبر واکنش نشان دهید. اگر با مکث، سوال بپرسید تا دیگران بتوانند نقطه نظرات خود را توضیح دهند بهتر است. بهتر است که بیشتر گوش داده؛ و سپس به صورت عینی پاسخ دهید. چانه‌زنی با این طرز فکر کمک می‌کند که همه مشکلات به صورت کامل حل شوند.

سپس بخش نهایی این فرآیند معمولا به متخصصان حقوقی مربوطه واگذار می‌شود؛ تا توافق انجام شده را به صورت مستند سازی و با شرح تعهدات قراردادی که هر دو طرف با آن موافقت کرده‌اند، شرح دهند. این مرحله در مذاکره بسیار مهم است. و نباید سرسری گرفته شود. چرا که حل دقیق جزئیات بسیار مهم است. بسیاری از مذاکرات در این مرحله رها می شوند. چرا که طرفین گفتگو کننده نتوانستند زمان لازم را صرف کنند و تلاش کنند تا به طور موثر جزئیات را بررسی نمایند.

7-step-sales-process-header@2x.png

شیوه های مذاکره

مرحله پی‌گیری در روند مذاکره

مرحله نهایی در روند مذاکره بسته شدن آن است. مانند چرخه حیات یک پروژه، این مرحله به طور رسمی توافقات مطرح شده را جمع بندی می‌کند؛ تا طرفین را به نتایج توافقنامه متصل نماید. هر جنبه از هر گونه قراردادی، ممکن است نیاز به مذاکره مجدد داشته باشد. یا جزئیات تغییر یافته برای مقابله با انواع گسترده‌ای از شرایط در حال تغییر نیازمند پیگیری باشد. با نگه داشتن خطوط ارتباطی که با طرف مقابل، دیگر موارد پرهزینه و ناگوار را می توان به سادگی نادیده گرفت.

جمع بندی نهایی

به طور خلاصه، اگر ما به درستی مراحل مذاکره را به طور موثر پیش ببریم؛ نتایج مثبت آن مطابق با تلاش‌های ما، ظهور خواهد نمود. هر کاری که ارزش انجام دادن را داشته باشد نتیجه مثبتی را رقم خواهد زد. و چون مذاکره چیزی است که ما نمی‌توانیم از آن مخفی شده و یا فرار کنیم؛ باید انجام درست و حساب شده این مراحل به خوبی در نظر گرفته شود. بنابراین، گفتگو کنندگان می‌توانند؛ شانس موفقیت خود را با توسعه مشترک معیارهای هدف و مشروعیت، افزایش دهند.

منبع:

1. https://www.academia.edu/8603526/PHASES_IN_NEGOTIATIONS

بدون دیدگاه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *